אין פעילות בלתי תקציב!
התקציב מורכב משני חלקים: המקורות הכספיים שעומדים לרשות התאגיד בשנה הבאה עלינו לטובה, והשימושים שייעשו במקורות בהתאם לתוכנית העבודה. לכן, פעמים רבות זוכה התקציב לכינוי "דוח מקורות ושימושים".
חשיבות התקציב הנה בכך שבעזרתו ניתן לבקר באופן שוטף על ביצועי החברה בהתאם לאבני הדרך או תחנות הזמן שנקבעו (רבעוני/חצי-שנתי). התקציב מקנה לנו את היכולת לזהות מראש מתי נזדקק למימון חיצוניה באמצעות דוח תזרים מזומנים. הוא יוצר מצב בו נושאי המשרה נותנים דעתם על מצב התאגיד, יוצר שפה משותפת ושתופי פעולה בין נושאי המשרה והמחלקות השונות ומאפשר דיון רחב בסדרי העדיפויות, בשימושים ובמקורות של התאגיד.
יש שתי שיטות עיקריות לבניית תקציב: הראשונה, כל שנה התקציב נבנה מחדש "מלמטה למעלה", תוך ניתוח מחודש של כל אחת ואחת מהמחלקות. בשיטה השנייה, תקציב השנה הקודמת הוא הבסיס לתקציב השנה הבאה.
בכל שיטה, יש חשיבות לבחינת הנחות העבודה שבבסיס התקציב. (שינויים: בתמהיל המוצרים, הלקוחות, מדיניות הפיתוח והשיווק, צפוי לשינויים בעלויות חומרי הגלם ובכוח האדם ועלויות העסקתו וכמובן בהשקעות.
בנוסף, יש לקחת בחשבון גורמים העשויים להשפיע על התאגיד. לאחר מכן נקצה לכל סעיף בתקציב את העלויות הכספיות שלו, ולאחר מכן ניתן להתחיל לבנות דוחות חזויים של התאגיד, כגון רווח והפסד, נכסים והתחייבויות ותזרים מזומנים. בדרך כלל, סעיפי הדוחות החזויים מקבילים לסעיפי הדוחות כפי שמאושרים על-ידי הדירקטוריון. דבר זה מאפשר לבחון באופן יעיל יותר את הביצוע בפועל לעומת התקציב.
בתהליך ההכנה של התקציב על הדירקטוריון לשים לב לדברים הבאים:
יש לבחון לעומק את הנחות העבודה אשר משמשות בסיס לתקציב. אין להסתמך על העבר מבלי לבחון האם אין מקום לעדכן את פרטיו.
לפיקוח של הדירקטוריון על ביצוע התקציב יש חשיבות מהותית – את תהליך הפיקוח ואת בדיקת "ביצוע מול תקציב" יש לעשות לפחות אחת לרבעון.
יש להעניק תשומת לב מיוחדת לדוח על תזרים המזומנים. לעתים, הפרשי עיתוי של הכנסות והוצאות יכולים להביא את החברה למצוקה תזרימית.
