אי אפשר להפריז בחשיבותו של פרוטוקול דיון סדור המשקף את הנאמר בישיבות הדירקטוריון. פרוטוקול שנערך ואושר כראוי, יכול לשמש, לעיתים, גלגל הצלה של ממש לדירקטורים כאשר התאגיד בו הם מכהנים נקלע למשבר וסערה. בעיקר במקרים אשר בגינם מוגשות אף תביעות כנגד נושאי משרה בגין אחריות אישית.
סעיף 108 לחוק החברות קובע את החובה לערוך פרוטוקולים במהלך ישיבות דירקטוריון ובנוסף, כי פרוטוקול שאושר ונחתם בידי דירקטור שניהל את הישיבה ישמש כראיה לכאורה לאמור בו:
"108. (א) חברה תערוך פרוטוקולים של ההליכים בישיבות הדירקטוריון, ותשמור אותם במשרדה הרשום או במען אחר בישראל, שעליו הודיעה החברה לרשם, לתקופה של שבע שנים ממועד הישיבה.
(ב) פרוטוקול שאושר ונחתם בידי הדירקטור שניהל את הישיבה, ישמש ראיה לכאורה לאמור בו."
הפרוטוקולים של ישיבות הדירקטוריון צריכים לשקף את הנאמר בדיון ואת עמדת המשתתפים, כך שניתן יהיה להתחקות אחר הנושאים, הלך המחשבה, ההיגיון, תהליך קבלת ההחלטות והנימוקים להחלטות שהתקבלו. הפרוטוקול מהווה אף אינדיקציה משמעותית למידע שהוצג בפני הדירקטורים בישיבה.
אמנם נקבע בעבר, שפרוטוקול מפורט של ישיבת הדירקטוריון אינו הדרך היחידה להוכיח את היקפו של המידע שעמד בפני הדירקטוריון, ואין לשלול אפשרות להוכיח גם באמצעות ראיות פחות "חזקות" מה היה המידע שעמד בפני הדירקטורים בישיבות המדוברות (ר' ת"א (ת"א) 9227-03-17 גפן השקעות ביומד בע"מ נ' רן נוסבאום), אך יחד עם זאת, פרוטוקול מפורט המשקף תהליך מושכל של קבלת החלטות, תוך פירוט מכלול המידע שעמד בפני הדירקטורים לצורך קבלת החלטתם, עשוי להקל במידה רבה על דירקטוריון המבקש לבסס הגנתו על "כלל שיקול-הדעת העסקי".
בתנ"ג (ת"א) 13663-03-14 גיא ניומן נ' פיננסיטק בע"מ נקבע: "מבחינה ראייתית, בחינת תהליך קבלת ההחלטה – קרי בחינת השאלה מה היה המידע שעמד בפני הדירקטוריון, האם הדירקטוריון בחן את המידע וקבל החלטה מושכלת על סמך מידע זה – נעשית קודם כל על סמך מסמכים המשקפים את תהליך קבלת ההחלטות בדירקטוריון, ובעיקר כמובן הפרוטוקולים של ישיבות הדירקטוריון על נספחיהם. פרוטוקולים אלה אמורים לשקף באופן שאינו יכול להיות שנוי במחלוקת את תהליך קבלת ההחלטה על-ידי הדירקטוריון על כל שלביו."
יתירה מזו, דירקטוריון הוא גוף המקבל החלטות בהתאם למנגנון קבוע מראש. בתקנון החברה נקבע, ככלל, תהליך מובנה לצורך קבלת החלטות – תהליך המתבצע כאמור בישיבות הדירקטוריון ולא ב"שיחות מסדרון". ראיות ביחס לתהליך שהתבצע בישיבת הדירקטוריון עובר לקבלת ההחלטה, הן לכן ראיות רלוונטיות. ראיות ביחס לעמדות ודעות שלא נדונו ולא נבדקו במסגרת ישיבת דירקטוריון מסודרת, אינן רלוונטיות לגבי תחולת הכלל של שיקול-הדעת העסקי.
סיכומו של דבר, כלל שיקול-הדעת העסקי מאפשר לדירקטורים ליהנות מחזקה לפיה החלטותיהם היו סבירות והתקבלו על בסיס מידע. ואולם, כדי שניתן יהיה לעשות שימוש אפקטיבי בהגנה הזו לטובת הדירקטורים, יש לוודא כי פרוטוקול ישיבת הדירקטוריון נרשם באופן המשקף כראוי את הנאמר בישיבה ויכול לשמש כראייה לכך. בהעדר פרוטוקול מסודר, ייווצר קושי להשתמש בהגנת "שיקול הדעת העסקי".
