זכותו של בעל המניה לעיין במסמכים המצויים ברשות החברה או להעתיקם, מהווה פעמים רבות פתיח למשבר בין בעלי המניות ולחילופין בין בעלי המניות לבין נושאי המשרה בחברה. נעשה קצת סדר:
עיון במסמכי החברה
סעיף 185 לחוק החברות קובע כי בעל מניה זכאי לדרוש מהחברה, תוך ציון מטרת הדרישה, לעיין בכל מסמך הנמצא ברשות החברה בכל אחד מאלה: (1) המסמך הנוגע לפעולה או לעסקה הטעונה אישור האסיפה הכללית לפי הוראות סעיפים 255 ו-268 עד 275 ; (2) בחברה פרטית – אם הדבר נדרש לצורך קבלת החלטה בנושא שעל סדר יומה של האסיפה הכללית של החברה.
החברה רשאית לסרב לבקשתו של בעל מניה אם לדעתה הבקשה הוגשה שלא בתום לב או שיש במסמכים הנדרשים סוד מסחרי או פטנט, או שגילוי המסמכים עלול לפגוע בדרך אחרת בטובת החברה.
מכך עולה כי זכות העיון מוגבלת וניתן שלא לאפשר את מימושה כאשר המדובר בבקשה שהוגשה על ידי בעל המניות בחוסר תום לב, או כאשר המסמכים מכילים סוד מסחרי או פטנט, או שהגילוי עלול לפגוע בדרך אחרת בטובת החברה. לכן, כאשר מדובר בחומר הכולל מידע חסוי, לרבות נתונים כספים, הערכות שווי ומסמכים סודיים שיש למתחרים עסקיים של החברה ענין רב לעיין בהם, החברה יכולה לסרב לעיון במסמכים בטענה כי הדבר עשוי לפגוע בטובתה.
במצב זה, ניתן לאשר למבקש העיון לעיין בחומר אולם תחת מגבלות כגון איסור העתקה או איסור להוציאו החוצה, ובכפוף לכך שבעל המניות או מי מטעמו יחתום על התחייבות לשמירת סודיות. (כאן המקום להזכיר כי לבעל המניות זכות לקבל העתק התקנון והדוחות הכספיים לפי בקשתו וללא כל מגבלה).
בשורה התחתונה: החוק מבחין בין הזכות לעיין במסמכים לבין הזכות לקבל עותק מהם!
העתקת מסמכי החברה:
לצד זכות העיון במסמכי החברה, עומדת הזכות להעתקתם. (ראה סעיף 126(א) לחוק החברות, שכותרתו "קבלת העתקים"). בהתאם לחוק, מי שזכאי לעיין במסמכים המפורטים בסעיף 124 זכאי לקבל העתק מהם בתמורה לתשלום שלא יעלה על הוצאות החברה בשל מתן ההעתק בלבד. המסמכים הנזכרים בסעיף 124 לחוק החברות הם: תקנון החברה; פרוטוקולים של ישיבות האסיפה הכללית ושל ישיבות הדירקטוריון וכן ועדותיו; הודעות החברה לבעלי מניותיה בשבע השנים האחרונות; הדוחות הכספיים של החברה וכן מרשם בעלי המניות והדירקטורים.
